Procédure de règlement des griefs

Procédure de règlement des griefs d'EcoSecurities "Procédure".

Procédure de traitement des plaintes, réclamations et recours - mise à jour le 17 avril 2025

Cette procédure s'applique à toutes les activités commerciales d'EcoSecurities et est ouverte à toutes les parties prenantes.

1) INTRODUCTION

EcoSecurities a conçu cette procédure de traitement des plaintes, réclamations et appels de ses parties prenantes, conformément aux meilleures pratiques et aux normes internationales, afin de renforcer sa culture et de garantir le respect des règles de conduite. Cette procédure reflète notre engagement en faveur de la transparence, en garantissant un engagement cohérent des parties prenantes, soutenu par une communication claire.

EcoSecurities développe et commercialise des instruments de financement du climat et du carbone, notamment ceux utilisés sur les marchés volontaires et/ou réglementés du carbone, tant au niveau national qu'international. Par ces activités, elle vise à réduire les concentrations de gaz à effet de serre (GES) et à soutenir les efforts d'atténuation du changement climatique à l'échelle mondiale.

 

2) OBJECTIF

La présente procédure a pour objet d'établir les mécanismes de traitement et, le cas échéant, de résolution de toute plainte ou réclamation présentée à EcoSecurities, en veillant à ce qu'elles soient traitées de manière équitable et impartiale, et dans les délais fixés par la présente procédure.

 

3) MOTIFS D'EXAMEN D'UNE DEMANDE

Les plaintes seront examinées conformément à ce qui suit :

1. Réclamations importantes : La plainte doit porter sur des questions importantes ou substantielles par nature, ce qui signifie que la réclamation est susceptible d'affecter les opérations, la réputation ou le statut juridique de l'entreprise. Une réclamation importante se réfère généralement à des allégations qui pourraient avoir un impact significatif sur les pratiques commerciales d'EcoSecurities, ses performances financières ou sa conformité aux lois et réglementations en vigueur.
2. Allégations crédibles : L'allégation doit être fondée sur des faits, des preuves ou des circonstances qui la rendent crédible et raisonnable. Cela signifie que la plainte doit être étayée par des informations claires et vérifiables, telles que des preuves documentées, des témoignages crédibles ou d'autres données pertinentes permettant d'étayer l'allégation. Les allégations non fondées ou spéculatives sans preuve à l'appui ne seront pas prises en considération pour une enquête.
3. Réclamations spécifiques : La plainte doit être claire et détaillée, et identifier les incidents, comportements ou actions particuliers qui posent problème. Les plaintes vagues ou générales, telles que les accusations générales sans exemples clairs ou détails spécifiques, ne feront pas l'objet d'une enquête. La spécificité est nécessaire pour comprendre la nature du problème et pour déterminer la ligne de conduite appropriée en vue d'une résolution ou d'une enquête plus approfondie.

 

En règle générale, EcoSecurities ne mène pas d'enquête :

• Les plaintes concernant les retards des projets qui sont directement imputables aux retards dans l'application des normes en matière de carbone et qui échappent donc au contrôle direct d'EcoSecurities ;
• Plaintes en attente d'une action en justice et/ou comportant des accusations d'actes illégaux sans résolution juridique formelle.
• les plaintes qui ne sont pas directement liées à nos activités ; ou
• Plaintes faisant état d'actions illégales et/ou de menaces.

Ces exclusions ont pour but de maintenir l'attention sur les questions relevant du contrôle d'EcoSecurities et de garantir le respect des normes juridiques et éthiques.

 

4) DÉPOSER UNE PLAINTE

4.1. Conditions de dépôt des plaintes

• La plainte doit être formulée par écrit et contenir les informations suivantes :
• le nom de la personne qui dépose la plainte ;
• le nom de l'organisation, le cas échéant ;
• les coordonnées de la personne qui dépose la plainte ; ;
• les détails de la plainte avec les preuves matérielles ; et
• la déclaration de tout conflit d'intérêts lors de l'introduction de la plainte.

 

La plainte doit être adressée au directeur financier figurant sur le site web d'EcoSecurities et doit être envoyée par courrier électronique à lsc@ecosecurities.com avec le mot "plainte" dans la ligne d'objet ou peut être envoyée par courrier à :

Siège social d'EcoSecurities : Bâtiment Alto, Esplanade de Pont-Rouge 9A, 1212 Grand-Lancy, Genève, Suisse

 

5) PROCÉDURE ET CALENDRIER DE TRAITEMENT DES GRIEFS

Le processus de gestion des réclamations d'EcoSecurities comprend les étapes suivantes :

1. Le responsable juridique d'EcoSecurities examinera la réclamation dans les trente (30) jours ouvrables suivant sa réception, afin de décider si elle est admissible. EcoSecurities informera ensuite la personne qui l'a soumise si la réclamation sera examinée plus avant.
2. En cas d'examen plus approfondi, le directeur financier informera toutes les parties concernées et chargera le personnel d'EcoSecurities d'enquêter sur la réclamation.

 

L'enquête débute dans un délai de deux semaines et comprend la collecte de données, l'examen des faits et la préparation d'un projet de rapport.

• Un rapport final sera examiné par le conseil d'administration, approuvé et partagé avec les parties prenantes, et la résolution proposée sera communiquée en conséquence.
• Les parties prenantes disposent de quinze (15) jours ouvrables pour faire part de leurs commentaires sur le rapport.
• Le processus est clôturé et documenté dans un délai de deux semaines.

 

Toutes les informations relatives à la plainte seront traitées de manière confidentielle par EcoSecurities.

 

6) COMMUNICATION DES RÉSULTATS

EcoSecurities communiquera avec le demandeur à chaque étape importante de la procédure et confirmera que le grief a été résolu. Si la question soulevée n'est pas considérée comme un grief sur la base des motifs énumérés ci-dessus dans la clause 3, le demandeur sera informé de la raison pour laquelle le grief n'a pas été accepté.

 

7) PROCÉDURE DE RECOURS

Lorsqu'une plainte a été déposée selon la procédure précédente et qu'elle n'a pas été résolue à la satisfaction du demandeur, ce dernier peut utiliser la procédure suivante pour demander un recours :

1. Le recours doit contenir les informations suivantes :
2. Nom de la personne qui dépose le recours.
3. Nom de l'organisation, le cas échéant.
4. Les coordonnées de la personne qui dépose le recours.
5. Détails du recours, y compris la référence à la plainte, à la réclamation ou au rapport initial.

L'appel doit être envoyé par courrier électronique à lsc@ecosecurities.com et adressé au directeur financier d'EcoSecurities avec le mot "Appel" dans la ligne d'objet. L'expéditeur recevra alors une réponse par courrier électronique dans laquelle EcoSecurities accusera réception de l'appel.

Toutes les informations soumises dans le cadre du recours seront traitées de manière confidentielle par EcoSecurities.

 

8) PROTECTION CONTRE LES REPRÉSAILLES

8.1 EcoSecurities veille à ce que toutes les parties prenantes qui font part de leurs préoccupations en toute bonne foi soient protégées contre les représailles, le harcèlement, les actions négatives ou tout autre traitement défavorable. Les représailles à l'encontre des plaignants qui font un rapport ne seront pas tolérées. Nous nous engageons à faciliter une communication ouverte et à encourager le retour d'information, en veillant à ce que les parties prenantes puissent faire part de leurs préoccupations sans craindre de représailles ou de conséquences négatives.

8.2 Les parties prenantes qui ont des motifs raisonnables de croire que des mesures de représailles ont été prises à leur encontre, ou sont susceptibles d'être prises à leur encontre, en raison de leur participation à une activité protégée, peuvent demander réparation en déposant une plainte officielle de représailles auprès du directeur financier d'EcoSecurities. Cette plainte doit être accompagnée de toutes les informations pertinentes et de tous les documents justificatifs disponibles en rapport avec la plainte.

8.3 L'autorité désignée d'EcoSecurities (PDG) examinera la plainte de représailles dans les 30 jours ouvrables suivant sa réception. Au cours du processus d'examen, des mesures provisoires, telles que la suspension temporaire de la mesure de représailles signalée, peuvent être prises pour protéger le plaignant.

8.4 Pour déterminer si une mesure défavorable constitue des représailles, il convient de déterminer si la mesure aurait été prise pour des raisons indépendantes et légitimes, en l'absence de l'activité protégée. En l'absence de telles raisons, l'action est généralement considérée comme une mesure de représailles.

8.5 EcoSecurities se réserve le droit de prendre des mesures appropriées à l'encontre de toute personne qui entreprend ou menace d'entreprendre des représailles à l'encontre d'une partie prenante qui fait un rapport en vertu de la présente politique. Tout cas de représailles donnera lieu à des mesures disciplinaires.

 

9) ANNEXE

Plateforme en ligne pour la soumission de réclamations ou de rapports :

https://www.ecosecurities.com/contact